L’organisation englobe tout un tas de prédispositions à prendre, d’éléments à prévoir et gérer, car le budget alloué à votre événement doit être rentabilisé grâce à la satisfaction de tous vos hôtes. Vous direz que l’organisation coûte chère surtout s’il faut solliciter un professionnel de l’événementiel, mais c’est simplement le prix à payer pour avoir un événement livré entièrement et sans bavure avec assez de garde-fours pour limiter les imprévus. Il y a bien évidemment des risques même pour les événements planifiés au millimètres près, et quelques fois on doit simplement s’incliner au bon vouloir de la nature (climat). Seulement il est bien mieux de tout mettre en place pour que tout se passe comme prévu.
Une infime place pour le hasard
Un événement n’est pas toujours parfait, mais ce n’est pas une raison de négliger l’organisation, surtout si le motif de l’événement vous est cher, et que ses objectifs sont très importants. Vous causeriez votre propre déclin en décidant d’improviser quelques jours avant, car un tas de choses importantes sera oublié, ou pas prises en compte du tout. Il faut planifier chaque point du programme de l’événement pour limiter les risques au maximum. Rien ne devrait être placé au hasard, car le but de cet événement doit s’accomplir. Même les petits temps-morts ne devraient pas exister, si cela ne cadre pas avec vos prévisions. De l’installation de la logistique à l’arrivée des invités, du début des activités au catering, les intervenants et autres invités doivent se sentir immergé, et seule une très bonne organisation (non pas une ingénieuse improvisation) pourrait vous sauver la mise.